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Nicht nur Informationen verwalten. Mit ihnen arbeiten.

Octodox versteht Inhalte, erkennt Zusammenhänge und verbindet Wissen mit den richtigen Menschen und Prozessen.

UNDERSTAND

Informationen verstehen.

Octodox erkennt Inhalte und Zusammenhänge in Dokumenten und E-Mails.

PDF Kunde: Meyer GmbH 14.850 € • Frist: 28. Okt. ERKANNT ✓ STRUKTURIERTE DATEN 3 FELDER EXTRAHIERT Kunde: Meyer GmbH ✓ Betrag: 14.850 € ✓ Frist: 28. Okt. ✓
CONNECT

Zusammenhänge herstellen.

Verbindet Vorgänge, Beteiligte und Dokumente automatisch zu einem Gesamtbild.

Kunden-E-Mail Anfrage & Konditionen Vertrag Rahmenvertrag.pdf DIGITAL SIGNIERT ✓ Rechnung 14.850 € • DATEV Zahlungsziel 14 Tage Entscheidung / Freigabe Projektleitung genehmigt FREIGABE ERTEILT ✓ ZENTRALER VORGANG Auftrag #A-4820 4 Quellen im selben Kontext ✓
AUTOMATE

Abläufe automatisieren.

Reduziert Routineaufgaben und beschleunigt Workflows spürbar.

TRIGGER Rechnungseingang 14.850 € • Meyer GmbH REGELPRÜFUNG Betrag > 10.000 € Zwei-Augen nötig ✓ FREIGABESCHRITT 1-Klick Genehmigung Genehmigt ✓ Ablauf erfolgreich beendet ERP / DATEV synchronisiert Zahlungsziel gesichert • Verbucht ✓
COLLABORATE

Zusammenarbeit vereinfachen.

Schafft einen gemeinsamen Wissensstand für Teams und Fachbereiche.

Projekt_Meyer_Dossier Thomas S Sarah (PM) M Max S Sarah M. vor 2 Min. „Freigabe für Meyer ist erteilt 👍“ Gemeinsamer Stand aktiv ✓

Alles, was du für deine tägliche Arbeit brauchst.

Von intelligenter E-Mail-Ablage über kollaborative Dokumente bis zu Automatisierungen und Integrationen: Entdecke die Funktionen, die Octodox zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich machen.

01

DOKUMENTE & INHALTE

5 Themenbereiche
7 Funktionen

Dokumente & Dateien

Erstellen, bearbeiten, Ordnerstrukturen, verschieben, kopieren, zusammenführen, teilen, Versionierung, Historie, Wiedervorlage.

Dokumente erstellen & bearbeiten
Erstelle und bearbeite Dokumente direkt in Octodox, ohne zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen wechseln zu müssen.
Ordner & Strukturen
Organisiere Dokumente in vertrauten Ordnerstrukturen und bilde Projekte, Kunden oder Vorgänge so ab, wie dein Unternehmen arbeitet.
Verschieben & Kopieren
Verschiebe oder kopiere Dokumente und Ordner per Drag & Drop dorthin, wo sie gebraucht werden.
Dokumente zusammenführen & teilen
Führe Dokumente zusammen oder teile sie in einzelne Dokumente auf, ohne sie vorher extern bearbeiten zu müssen.
Versionierung
Änderungen erzeugen automatisch nachvollziehbare Versionen, sodass frühere Stände erhalten bleiben.
Dokumenthistorie
Sieh, wie sich ein Dokument entwickelt hat und welche relevanten Aktionen damit durchgeführt wurden.
Wiedervorlagen
Bringe Dokumente und Vorgänge zum richtigen Zeitpunkt wieder auf den Tisch, statt selbst an Fristen denken zu müssen.
4 Funktionen

Dokumente & Pläne erstellen

Kollaborative Dokumente, Whiteboard, Office-Dokumente, Viewer, gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit.

Kollaborative Dokumente
Erstellt und bearbeitet Inhalte gemeinsam in Echtzeit – direkt im Workspace.
Kollaboratives Whiteboard & Visualisierungen
Arbeitet gemeinsam im Team an interaktiven Whiteboards direkt im Workspace: Ideen, Skizzen, Diagramme und Abläufe in Echtzeit visualisieren, bearbeiten und mit dem passenden Vorgang verknüpfen.
Office-Dokumente
Öffne und nutze gängige Office-Dokumente direkt im Workspace, ohne den Arbeitskontext zu verlieren.
Dokumentenviewer
Betrachte unterschiedliche Dateiformate direkt in Octodox und arbeite am Dokument weiter.
4 Funktionen

Vorlagen & Dokumentgenerierung

Vorlagen, automatische Befüllung, Generierung aus Daten, Formularen, Workflows und API.

Vorlagen
Erstelle wiederverwendbare Vorlagen für Dokumente, die in deinem Unternehmen regelmäßig benötigt werden.
Automatische Befüllung
Übernimm vorhandene Daten automatisch in Dokumente, statt dieselben Informationen immer wieder einzutragen.
Dokumentgenerierung
Erzeuge Dokumente automatisch aus Formularen, Datenbanken, Workflows oder angebundenen Systemen.
Dokumente per API erstellen
Lass externe Anwendungen Dokumente in Octodox erzeugen und direkt in den passenden Prozess übergeben.
4 Funktionen

Webformulare

Webformulare, externe Formulare, Datenübernahme, Dokumenterstellung, Workflow-Trigger.

Formulare erstellen
Erstelle Formulare für interne oder externe Datenerfassung direkt in Octodox.
Externe Formulare
Stelle Formulare Kunden, Partnern oder anderen externen Personen zur Verfügung, ohne ihnen vollständigen Systemzugriff zu geben.
Daten direkt weiterverwenden
Übernimm eingegebene Informationen direkt in Datenbanken, Dokumente und weitere Prozesse.
Workflows auslösen
Starte anhand einer Formularübermittlung automatisch den passenden Folgeprozess.
2 Funktionen

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement und zugehörige Dokumentprozesse.

Verträge verwalten
Halte Verträge, zugehörige Dokumente und relevante Informationen an einem zentralen Ort zusammen.
Fristen im Blick behalten
Nutze Wiedervorlagen und Prozesse, damit wichtige Termine und notwendige Aktionen nicht untergehen.
02

INTELLIGENZ & WISSEN

7 Themenbereiche
9 Funktionen

Dokumentenintelligenz

Versteht Inhalte, verarbeitet E-Rechnungen, erkennt Daten und stellt Zusammenhänge her.

Informationen extrahieren
Octodox erkennt relevante Informationen in Dokumenten und macht sie strukturiert weiterverwendbar.
E-Rechnungsverarbeitung
Elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten: Rechnungsinformationen automatisch erkennen und extrahieren, mit zugehörigen Vorgängen verknüpfen, Prüf- und Freigabeprozesse unterstützen und Rechnungsdaten an angebundene Systeme weitergeben.
Automatisch indexieren
Dokumente werden anhand ihres Inhalts eingeordnet und mit passenden Metadaten versehen.
Informationen zusammenführen
Führe Informationen aus mehreren Dokumenten und Quellen zu einem nutzbaren Gesamtbild zusammen.
Daten vervollständigen
Ergänze vorhandene Informationen mit passenden Daten aus dem jeweiligen Zusammenhang.
Dokumente validieren
Prüfe automatisiert, ob Dokumente die benötigten Informationen enthalten und Anforderungen erfüllen.
Indexdaten validieren
Gleiche erkannte oder eingegebene Metadaten mit vorhandenen Informationen ab und erkenne Abweichungen.
Automatische Zuordnung
Octodox erkennt, zu welchem Kunden, Projekt, Auftrag oder Vorgang ein Dokument gehört.
Zusammenhänge erkennen
Beziehungen zwischen Dokumenten, Daten und Vorgängen werden erkannt, statt Informationen isoliert zu betrachten.
5 Funktionen

Intelligente Suche

Volltext, semantische Suche, Filter, Suche über Dokumente, E-Mails, Projekte und Daten, Zusammenhänge finden.

Volltextsuche
Durchsuche Inhalte schnell nach konkreten Begriffen, Namen oder Informationen.
Semantische Suche
Finde relevante Inhalte anhand ihrer Bedeutung – auch wenn der exakte Suchbegriff darin nicht vorkommt.
Filter & Metadaten
Grenze Ergebnisse anhand von Dokumenttyp, Projekt, Kunde, Zeitraum und weiteren Informationen gezielt ein.
Quellenübergreifend suchen
Suche über Dokumente, E-Mails, Projekte und angebundene Daten hinweg.
Zusammenhänge finden
Finde nicht nur einzelne Treffer, sondern auch Informationen und Vorgänge, die miteinander in Beziehung stehen.
octina Logo
4 Funktionen

KI-Assistentin octina

Erstellen, bearbeiten, zusammenfassen, unterstützen und Unternehmenswissen mit octina einbeziehen.

Inhalte erstellen
Lass dich von octina beim Erstellen von Texten und Dokumenten direkt im Arbeitskontext unterstützen.
Bearbeiten & verbessern
Überarbeite, strukturiere oder ergänze vorhandene Inhalte mit Unterstützung der KI-Assistentin octina.
Zusammenfassen
Verdichte lange Dokumente und Informationen mit octina auf die Punkte, die für deine Aufgabe relevant sind.
Unternehmenswissen nutzen
Beziehe vorhandene Informationen und Wissen aus deinem Unternehmen mit octina dort ein, wo du sie für deine Arbeit brauchst.
5 Funktionen

E-Mail-Intelligenz

E-Mails analysieren, Kunden/Projekte/Vorgänge erkennen, One-Click-Zuordnung, Anhänge, Anonymisierung.

E-Mails analysieren
Octodox erkennt Inhalt und Zusammenhang eingehender E-Mails automatisch.
Kunden & Projekte erkennen
Ordne E-Mails anhand ihres Inhalts dem passenden Kunden, Projekt oder Vorgang zu.
One-Click-Zuordnung
Bestätige vorgeschlagene Zuordnungen mit einem Klick, statt E-Mails manuell abzulegen.
Anhänge übernehmen
Verarbeite Anhänge gemeinsam mit der zugehörigen E-Mail und halte ihren Zusammenhang erhalten.
Anonymisierung
Schütze sensible Informationen dort, wo sie für die weitere Verarbeitung nicht benötigt werden.
4 Funktionen

Unternehmenswissen

Automatischer Knowledge Capture, Entscheidungen, Erfahrungen, Lösungen und Zusammenhänge erhalten.

Automatischer Knowledge Capture
Octodox hält Wissen fest, das während der täglichen Arbeit ohnehin entsteht – ohne separate Wissensdatenbank pflegen zu müssen.
Entscheidungen bewahren
Halte nicht nur Ergebnisse fest, sondern auch den Zusammenhang, aus dem eine Entscheidung entstanden ist.
Erfahrungen erhalten
Mache Wissen aus abgeschlossenen Projekten und früherer Arbeit auch später wieder nutzbar.
Lösungen wiederverwenden
Bring bereits erarbeitete Lösungswege zurück in die Arbeit, wenn ähnliche Situationen erneut auftreten.
3 Funktionen

KI-gestützte Problemlösung

Ähnliche Fälle erkennen, frühere Lösungen finden, Dokumente/E-Mails/Tickets einbeziehen.

Ähnliche Fälle erkennen
Vergleiche neue Probleme mit früheren Fällen und finde relevante Parallelen.
Frühere Lösungen finden
Greife auf Lösungswege zurück, die dein Unternehmen bei vergleichbaren Problemen bereits entwickelt hat.
Informationen zusammenbringen
Beziehe Dokumente, E-Mails, Tickets und Vorgänge gemeinsam in die Problemlösung ein.
3 Funktionen

Ticket & Task Intelligence

Tickets, Kommentare, Anhänge, Status und Lösungen aus Trello & Co. mit Unternehmenswissen verbinden.

Tickets einbinden
Übernimm Tickets und Aufgaben aus Trello und vergleichbaren Systemen in den gemeinsamen Informationskontext.
Kommentare & Anhänge verbinden
Halte Diskussionen, Dateien und Informationen aus Tickets mit dem jeweiligen Vorgang verbunden.
Lösungen aus Tickets bewahren
Mache gelöste Probleme aus früheren Tickets für ähnliche Fälle wieder auffindbar.
03

ZUSAMMENARBEIT & ENTSCHEIDUNGEN

5 Themenbereiche
3 Funktionen

Gemeinsames Arbeiten

Gleichzeitig bearbeiten, kommentieren, Anmerkungen, intern und extern zusammenarbeiten.

Gemeinsam bearbeiten
Bearbeitet Dokumente und Inhalte gemeinsam, ohne unterschiedliche Dateistände hin- und herzuschicken.
Kommentare & Anmerkungen
Diskutiert direkt am Dokument und haltet Rückfragen dort fest, wo sie entstanden sind.
Intern & extern zusammenarbeiten
Beziehe Mitarbeiter, Kunden und Partner gezielt in die Zusammenarbeit ein.
4 Funktionen

Teilen & Freigeben

Dokumente und Ordner teilen, interne/externe Freigaben, Uploads.

Dokumente & Ordner teilen
Teile einzelne Dokumente oder ganze Bereiche mit den Personen, die sie benötigen.
Interne Freigaben
Leite Dokumente direkt an die zuständigen Personen zur Prüfung und Entscheidung weiter.
Externe Freigaben
Beziehe Kunden oder Partner in Freigabeprozesse ein, ohne ihnen unnötigen Zugriff zu geben.
Externe Uploads
Lass benötigte Dokumente direkt von externen Beteiligten in den passenden Zusammenhang hochladen.
4 Funktionen

Digitale Signaturen

Signieren, zur Signatur senden, Signaturprozesse, Einbindung in Freigaben und Workflows.

Digital signieren
Unterzeichne Dokumente direkt digital, ohne den Vorgang aus Octodox herauszuführen.
Zur Signatur versenden
Sende Dokumente gezielt an interne oder externe Unterzeichner.
Signaturprozesse
Binde Signaturen in mehrstufige Abläufe mit Prüfungen, Freigaben und Folgeaktionen ein.
Automatisch weiterverarbeiten
Lass einen Vorgang nach erfolgter Signatur automatisch mit dem nächsten Schritt fortfahren.
4 Funktionen

Kundenportal

Kundenbereiche, Dokumente, Uploads, Formulare, Freigaben, Signaturen, Informationsaustausch.

Eigene Kundenbereiche
Stelle Kunden einen klar abgegrenzten Bereich für ihre Dokumente und Vorgänge bereit.
Dokumente bereitstellen & empfangen
Tausche Dokumente mit Kunden aus, ohne auf unstrukturierte E-Mail-Anhänge angewiesen zu sein.
Formulare bereitstellen
Erfasse benötigte Informationen direkt über das Kundenportal.
Freigeben & signieren
Lass Kunden Dokumente dort prüfen, freigeben und signieren, wo auch der restliche Vorgang liegt.
2 Funktionen

Benachrichtigungen & Wiedervorlagen

Aufgaben, Hinweise, Freigaben, Signaturen und relevante Vorgänge.

Benachrichtigungen
Erfahre direkt, wenn eine Aufgabe, Freigabe, Signatur oder andere relevante Aktion deine Aufmerksamkeit benötigt.
Wiedervorlagen
Lass wichtige Dokumente und Vorgänge automatisch zum richtigen Zeitpunkt wieder erscheinen.
04

WORKFLOWS & AUTOMATISIERUNG

4 Themenbereiche
5 Funktionen

Workflow Engine

Eigene Prozesse bauen, Trigger, Bedingungen, Verzweigungen, Entscheidungen, automatisierte Schritte.

Eigene Workflows erstellen
Bilde Prozesse so ab, wie dein Unternehmen tatsächlich arbeitet, statt dich starren Standardabläufen anzupassen.
Trigger
Starte Workflows automatisch durch Ereignisse wie neue Dokumente, Formulareingänge oder Datenänderungen.
Bedingungen
Entscheide anhand von Informationen und Regeln, welcher Prozessschritt als Nächstes ausgeführt wird.
Verzweigungen
Bilde unterschiedliche Prozesswege abhängig von Daten, Entscheidungen oder Ergebnissen ab.
Automatisierte Schritte
Lass wiederkehrende Arbeitsschritte ohne manuelles Eingreifen ausführen.
2 Funktionen

KI in Workflows

KI-Schritte in Prozesse einbauen, Informationen analysieren und Folgeaktionen vorbereiten.

Informationen analysieren
Lass Informationen innerhalb eines Prozesses automatisch verstehen, auswerten und strukturieren.
KI-Ergebnisse weiterverwenden
Nutze erkannte Informationen direkt für Entscheidungen und nachfolgende Prozessschritte.
2 Funktionen

Human-in-the-Loop

Mitarbeiter genau dort einbinden, wo Prüfung oder Entscheidung notwendig ist.

Menschen gezielt einbinden
Automatisiere, was automatisierbar ist, und hole Mitarbeiter genau dort hinzu, wo eine Entscheidung notwendig ist.
Prüfungen & Entscheidungen
Unterbrich automatisierte Abläufe gezielt für Kontrolle, Freigabe oder fachliche Bewertung.
7 Funktionen

Automatisierungen

E-Mails, Dokumente, Datenverarbeitung, Validierung, Folgeprozesse und weitere Aktionen automatisch ausführen.

E-Mails automatisch versenden
Versende Nachrichten automatisch, sobald der passende Prozessschritt erreicht ist.
Dokumente automatisch erstellen
Erzeuge benötigte Dokumente aus vorhandenen Informationen, ohne sie manuell aufzubauen.
Daten extrahieren & vervollständigen
Übernimm Informationen automatisch aus Dokumenten und ergänze bestehende Datensätze.
Daten validieren
Prüfe Informationen automatisch auf Vollständigkeit, Plausibilität oder definierte Anforderungen.
Folgeaktionen auslösen
Lass Ergebnisse unmittelbar weitere Aktionen in Octodox oder angebundenen Systemen auslösen.
Zeitgesteuerte Aktionen
Starte Arbeitsschritte automatisch zu einem definierten Zeitpunkt oder nach Ablauf einer Frist.
Ereignisgesteuerte Aktionen
Reagiere automatisch auf neue Dokumente, Änderungen, Eingaben oder andere relevante Ereignisse.
05

KOMMUNIKATION

3 Themenbereiche
3 Funktionen

E-Mail

Direkt aus Octodox senden, Vorlagen, personalisierte Kommunikation.

Direkt aus Octodox senden
Versende E-Mails aus dem jeweiligen Vorgang heraus, damit Kommunikation und Arbeitskontext verbunden bleiben.
E-Mail-Vorlagen
Nutze wiederkehrende Texte als Vorlagen und ergänze sie mit den passenden Informationen.
Personalisierte Kommunikation
Erstelle Nachrichten auf Basis vorhandener Kunden-, Projekt- oder Vorgangsdaten.
2 Funktionen

Automatisierte Kommunikation

E-Mails aus Workflows und Prozessen automatisch auslösen.

Workflow-E-Mails
Lass E-Mails automatisch an der passenden Stelle eines Prozesses versenden.
Ereignisbasierte Nachrichten
Informiere Empfänger automatisch, sobald definierte Ereignisse oder Statusänderungen eintreten.
3 Funktionen

Newsletter

Erstellen, Vorlagen verwenden, Empfänger aus vorhandenen Daten nutzen und versenden.

Newsletter erstellen & versenden
Erstelle und verschicke Newsletter direkt mit den Informationen und Empfängern, die bereits in Octodox verfügbar sind.
Newsletter-Vorlagen
Nutze wiederverwendbare Layouts und Inhalte für regelmäßige Kommunikation.
Empfänger aus Daten auswählen
Stelle Zielgruppen anhand vorhandener Daten zusammen, statt Empfängerlisten separat zu pflegen.
06

DATEN & INTEGRATIONEN

5 Themenbereiche
2 Funktionen

Integrationen

Rund 250 Apps und bestehende Anwendungen anbinden.

250+ Apps anbinden
Verbinde Octodox mit bestehenden Anwendungen und bring ihre Informationen in gemeinsame Prozesse.
Systemübergreifend arbeiten
Nutze Informationen aus angebundenen Anwendungen, ohne den Zusammenhang an Systemgrenzen zu verlieren.
3 Funktionen

API

Daten austauschen, Dokumente erzeugen und externe Systeme anbinden.

Daten austauschen
Übertrage Informationen strukturiert zwischen Octodox und externen Anwendungen.
Dokumente per API erzeugen
Lass externe Systeme Dokumente automatisch in Octodox erstellen.
Externe Prozesse anbinden
Nutze die API, um Octodox in bestehende System- und Prozesslandschaften einzubinden.
2 Funktionen

Webhooks

Eingehende und ausgehende Ereignisse verarbeiten.

Eingehende Webhooks
Lass externe Ereignisse unmittelbar Aktionen oder Prozesse in Octodox auslösen.
Ausgehende Webhooks
Informiere andere Systeme automatisch, sobald in Octodox relevante Ereignisse eintreten.
4 Funktionen

Datenbanken

Eigene Datenbanken erstellen, miteinander verknüpfen und mit Dokumenten, Projekten und Vorgängen verbinden.

Eigene Datenbanken erstellen
Strukturiere Informationen in flexiblen Datenbanken passend zu deinen eigenen Anwendungsfällen.
Daten miteinander verknüpfen
Stelle Beziehungen zwischen Datensätzen her, statt Informationen isoliert zu verwalten.
Mit Dokumenten & Vorgängen verbinden
Verknüpfe strukturierte Daten direkt mit Dokumenten, Projekten, Kunden und Prozessen.
Daten automatisiert verwenden
Nutze Datenbanken als Grundlage für Dokumente, Formulare, Workflows und Automatisierungen.
2 Funktionen

Tickets & Aufgaben

Trello und vergleichbare Systeme anbinden und deren Informationen weiterverwenden.

Task-Systeme anbinden
Verbinde Trello, Jira, Asana und ähnliche Tools direkt mit Octodox.
Informationen weiterverwenden
Nutze Ticket-Inhalte, Anhänge und Aufgabenstände nahtlos in deinen Vorgängen und Dokumenten.
07

KONTROLLE & ARBEITSUMGEBUNG

4 Themenbereiche
4 Funktionen

Dashboard

Individuelle Widgets, direkt erledigen, dort weitermachen, wo man aufgehört hat, relevante Vorgänge nach vorn holen, individuell zusammenstellen.

Individuelle Widgets
Stelle dein Dashboard aus den Informationen und Werkzeugen zusammen, die für deine tägliche Arbeit relevant sind.
In Sekunden erledigen
Bearbeite offene Aufgaben und Vorgänge direkt über passende Widgets, ohne dich erst durch das System zu klicken.
Dort weitermachen, wo du aufgehört hast
Springe direkt zurück zu Dokumenten und Vorgängen, an denen du zuletzt gearbeitet hast.
Aufmerksamkeit gezielt steuern
Bringe Aufgaben, Freigaben, Signaturen und andere relevante Vorgänge automatisch nach vorn.
3 Funktionen

Rechte & Rollen

Granulare Berechtigungen auf Projekt-, Ordner- und Dokumentebene sowie für interne und externe Nutzer.

Granulare Berechtigungen
Steuere präzise, wer Informationen sehen, bearbeiten, hochladen, freigeben, herunterladen oder löschen darf.
Projekt-, Ordner- & Dokumentebene
Vergib Rechte dort, wo sie tatsächlich benötigt werden – bis auf einzelne Bereiche und Dokumente.
Interne & externe Rollen
Gib Mitarbeitern, Kunden und Partnern genau den Zugriff, den ihre jeweilige Rolle benötigt.
3 Funktionen

Nachvollziehbarkeit

Audit Logs, Dokumenthistorie, Versionierung und relevante Aktionen.

Audit Logs
Dokumentiere relevante Aktionen nachvollziehbar und halte fest, was im System passiert ist.
Dokumenthistorie
Verfolge die Entwicklung und Bearbeitung eines Dokuments über seinen gesamten Verlauf.
Versionierung
Bewahre frühere Dokumentstände automatisch und mache Änderungen nachvollziehbar.
2 Funktionen

Desktop-artige Bedienung

Vertraute Ordnerlogik, Drag & Drop und schnelle Navigation.

Vertraute Arbeitsweise
Arbeite mit Ordnern, Dateien und Strukturen, die sich an bekannten Desktop-Arbeitsweisen orientieren.
Drag & Drop
Verschiebe und organisiere Inhalte schnell und intuitiv, ohne unnötige Zwischenschritte.

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