Eine Plattform. Dein Workspace.
Informationen, Menschen, Systeme, KI und Prozesse – intelligent und sicher verbunden.
Dokumente und Informationen aus allen Kanälen und Systemen fließen über Schnittstellen und Integrationen in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung zusammen.
Offen für deine Systeme, aber sicher abgeschirmt und kontrolliert. Die KI bleibt innerhalb klar definierter Grenzen und erhält keinen unkontrollierten Zugriff.
Ein Kontext. Dein Second Brain.
Aus der täglichen Arbeit entsteht ein lebendiges Unternehmensgedächtnis, das weit mehr als Wissen bewahrt: Entscheidungen, Erfahrungen, Hintergründe und den gesamten Arbeitskontext.
So bleibt nachvollziehbar, was getan wurde, warum und mit welchem Ergebnis.
Was einmal erarbeitet wurde, bleibt nutzbar – für Menschen und KI. Ohne zusätzliche Wissensdatenbank, die jemand pflegen muss.
Eine KI. Deine
persönliche
Wie ein zusätzlicher Mitarbeitender. Für jeden Einzelnen.
Schon beim Onboarding an deiner Seite: Gemeinsam mit octina richtest du deinen Workspace in ca. 20 Minuten ein.
Sie nutzt das Second Brain, kennt deinen Arbeitskontext, denkt mit, bereitet Entscheidungen vor und übernimmt Aufgaben.
Deine Berechtigungen setzen ihre Grenzen. Sie sieht nur, was du sehen darfst. Erkennt sie, dass weitere Informationen hilfreich wären, kann sie eine Freigabe anfragen – ohne geschützte Inhalte preiszugeben.
OctoDox
OctoDox
Das Wissen ist da. Der Zusammenhang fehlt.
Jeder arbeitet mit einem anderen Teil des Ganzen.
Informationen verteilen sich über E-Mails, Dokumente, Projekte und Systeme.
Arbeit wird erledigt. Erfahrung geht verloren.
Entscheidungen und Lösungen gehen aus dem Arbeitskontext verloren und stehen später nicht mehr zur Verfügung.
Gelöste Probleme kommen zurück. Dieselben Fehler auch.
Erfahrungen und Lösungen bleiben in einzelnen Projekten stecken. So werden bekannte Fehler wiederholt und Probleme immer wieder neu gelöst.
KI ist gewollt. Aber wer schützt die Unternehmensdaten?
KI benötigt Informationen, um sinnvoll zu unterstützen. Doch Unternehmen müssen kontrollieren können, auf welche Daten sie zugreifen darf und was sie damit tun kann.
KI liefert Antworten. Aber der Arbeitsprozess bleibt unterbrochen.
Einzelne KI-Tools helfen bei Aufgaben. Doch Ergebnisse, Entscheidungen und Informationen fließen nicht durchgängig in bestehende Systeme und Prozesse zurück.
Aus getrennten Systemen wird ein Ganzes.
Octodox verbindet deine bestehenden Anwendungen, versteht ihre Informationen und macht sie im gemeinsamen Kontext nutzbar. octina unterstützt dich dabei, dieses Wissen direkt in deiner Arbeit einzusetzen.
VERSTEHT
· VERBINDET · BEWAHRT
Informationen bleiben miteinander verknüpft.
Zusammenhänge werden nutzbar statt in Datensilos zu verschwinden.
Informationen fließen direkt in die weitere Arbeit.
Automatisch, wo es geht. Mit deiner Entscheidung, wo es zählt.
NUTZT
· UNTERSTÜTZT · ERLEDIGT
VERSTEHT
· VERBINDET · BEWAHRT
Informationen bleiben miteinander verknüpft.
Zusammenhänge werden nutzbar statt in Datensilos zu verschwinden.
Informationen fließen direkt in die weitere Arbeit.
Automatisch, wo es geht. Mit deiner Entscheidung, wo es zählt.
NUTZT
· UNTERSTÜTZT · ERLEDIGT
Eine E-Mail. Eine Entscheidung. Und plötzlich sind die Informationen einfach verfügbar.
Zusammenhänge herstellen
Informationen aus Dokumenten, E-Mails, Projekten und Systemen werden logisch verknüpft und gemeinsam nutzbar.
Wissen aus früherer Arbeit nutzen
Frühere Entscheidungen, Lösungen und Erfahrungen stehen für die aktuelle Arbeit wieder zur Verfügung.
Geschützte Information erkannt
octina erkennt zusätzlichen Kontext – auch wenn er in einem persönlichen E-Mail-Postfach geschützt liegt.
Der Besitzer entscheidet
Die Information wird gezielt freigegeben oder bleibt privat. Die Kontrolle bleibt jederzeit beim Besitzer.
Nur das Nötige wird geteilt
Nicht die gesamte E-Mail wird offengelegt. Nur die benötigte Information wird extrahiert und für den Vorgang freigegeben.
Was heute hilft, hilft auch morgen.
Die freigegebene Information bleibt im Zusammenhang erhalten und kann bei ähnlichen Fällen erneut genutzt werden.
Weniger suchen. Weniger doppelt machen. Mehr Zeit für echte Arbeit.
Informationen suchen, Zusammenhänge rekonstruieren, bekannte Probleme erneut lösen oder Daten zwischen Systemen übertragen – das kostet jeden Tag Zeit. Entdecke, wie viel Arbeitszeit dein Unternehmen durch intelligent vernetzte Informationen und automatisierte Abläufe potenziell zurückgewinnen könnte.
Ausgangssituation anpassen
Rechnerischer Wert der zurückgewonnenen Arbeitszeit (≈ 166 Arbeitstage bei 8 Std./Tag)
Modellrechnung auf Basis deiner Angaben und beispielhafter Einsparannahmen. Der errechnete Euro-Betrag stellt einen rechnerischen Zeitwert bzw. potenziell freigesetzte Personalkapazität dar, keine automatische Einzahlung auf dein Bankkonto. Die reale Ersparnis hängt von Arbeitsabläufen, Nutzung und Funktionen ab.
Grundlage der Modellierung:
Der Rechner modelliert durchschnittliche tägliche Zeitaufwände pro betroffener Person. Die Kategorien sind inhaltlich getrennt definiert, damit Zeitaufwände nicht doppelt erfasst werden:
- Informationssuche (40 % Modellannahme): Semantische Suche über Dokumente, E-Mails, Chats und Fachsysteme vermeidet mühsames Durchsuchen von Ordnern und Postfächern.
- Doppelte Arbeit (35 % Modellannahme): Bestehende Lösungen und Erfahrungen werden im Kontext vorgeschlagen, statt Probleme immer wieder neu zu lösen.
- Manuelle Prozesse (50 % Modellannahme): Intelligente Extraktion und strukturierte Workflows minimieren manuelles Abtippen und Weiterleiten.
- Arbeitszeit & Stundensatz: 5 Arbeitstage pro Woche, 220 Arbeitstage pro Jahr (entspricht ca. 18,33 Tagen pro Monat). Der Stundensatz spiegelt durchschnittliche Personalkosten je Arbeitsstunde wider. Der Euro-Betrag beziffert den monetären Gegenwert der gewonnenen Arbeitszeit.
* Hinweis: Die genannten Quoten sind modellhafte Annahmen und keine garantierten Leistungswerte. Die reale Ersparnis hängt von Arbeitsweise, Digitalisierungsgrad und Nutzungstiefe ab.
Dein Unternehmen verstehen.
In 20 Minuten startklar.
Du beschreibst octina, wie dein Unternehmen arbeitet – einfach in deinen eigenen Worten.
Sie erkennt Strukturen, Zusammenhänge und Abläufe. Octodox nutzt diese Erkenntnisse und schafft
daraus automatisch einen intelligenten Workspace,
in dem octina, Menschen, Informationen und Prozesse von Anfang an Hand in Hand arbeiten.
Beschreiben statt konfigurieren.
In Minuten eingerichtet – statt wochenlang beraten, analysiert und konfiguriert.
Zusammenhänge entstehen automatisch.
Informationen aus verschiedenen Quellen werden erkannt, verbunden und gemeinsam nutzbar.
Wissen finden. Gemeinsam weiterarbeiten.
Dokumente erstellen und bearbeiten, Entscheidungen treffen – in Echtzeit und im richtigen Kontext.
Aus Information wird Handlung.
Aufgaben, Folgeschritte und Prozesse werden automatisch ausgelöst und ausgeführt.
* Individuelle Integrationen und komplexe Workflows lassen sich gezielt ergänzen.
Drei Herzen. Ein starkes Ganzes.
Technologie muss den Arbeitsalltag für Mitarbeitende erleichtern, der Geschäftsleitung Sicherheit und Kontrolle geben und sich nahtlos in die bestehende IT integrieren. Erst dann wird sie zum Gewinn für das ganze Unternehmen.
Weil gute Software den Arbeitsalltag einfacher machen muss.
Intuitive Bedienung statt komplizierter Abläufe. Damit Mitarbeitende schnell zurechtkommen und produktiv arbeiten.
Weil Unternehmensdaten Sicherheit und klare Regeln brauchen.
Transparente Prozesse, geschützte Informationen und klare Berechtigungen – auch beim Einsatz von KI.
Weil hohe Leistung auch bei steigenden Anforderungen zählt.
Schnell, leistungsstark und zuverlässig – auch bei wachsenden Datenmengen und komplexen Prozessen.
Der achtarmige Workspace.
Acht Fähigkeiten greifen ineinander und machen aus einzelnen Informationen durchgängige Arbeit. Verstehen, finden, erstellen, zusammenarbeiten, entscheiden, automatisieren, verbinden und bewahren – alles in einem Workspace.
Octodox
octina
Dokumentenintelligenz
Erkennt Inhalte, versteht Zusammenhänge und ordnet Informationen intelligent ein.
Intelligente Suche
Findet nicht nur Dokumente, sondern auch Antworten und bewährte Lösungen.
Dokumente & Inhalte
Dokumente, Vorlagen und Formulare erstellen – mit KI-Unterstützung.
Gemeinsame Arbeit
Gemeinsam bearbeiten, Wissen teilen und Entscheidungen im Kontext treffen.
Freigaben & Signaturen
Prüfen, freigeben und digital signieren – nachvollziehbar und sicher.
Workflows & Automatisierung
Informationen lösen Aufgaben aus. Prozesse laufen intelligent weiter.
Systeme & Integrationen
Bestehende Anwendungen verbinden. Informationen systemübergreifend nutzen.
Unternehmenswissen
Erfahrungen, Entscheidungen und Zusammenhänge bleiben dauerhaft nutzbar.
Dein Arbeitsalltag.
Dein Dashboard.
Alles im Blick. Direkt mittendrin.
Aufgaben, Projekte, Dokumente und aktuelle Vorgänge – alles dort, wo du es brauchst. Dein Dashboard zeigt dir, was wichtig ist, und bringt dich direkt zurück in deine Arbeit. Mit individuell anpassbaren Widgets und octina an deiner Seite.
Octodox
octina AI
Dokumentenintelligenz
Erkennt Inhalte, versteht Zusammenhänge und ordnet Informationen intelligent ein.
Intelligente Suche
Findet nicht nur Dokumente, sondern auch Antworten und bewährte Lösungen.
Dokumente & Inhalte
Dokumente, Vorlagen und Formulare erstellen – mit KI-Unterstützung.
Gemeinsame Arbeit
Gemeinsam bearbeiten, Wissen teilen und Entscheidungen im Kontext treffen.
Freigaben & Signaturen
Prüfen, freigeben und digital signieren – nachvollziehbar und sicher.
Workflows & Automatisierung
Informationen lösen Aufgaben aus. Prozesse laufen intelligent weiter.
Systeme & Integrationen
Bestehende Anwendungen verbinden. Informationen systemübergreifend nutzen.
Unternehmenswissen
Erfahrungen, Entscheidungen und Zusammenhänge bleiben dauerhaft nutzbar.
Dein Arbeitsalltag. Dein Dashboard.
Alles im Blick. Direkt mittendrin.
Aufgaben, Projekte, Dokumente und aktuelle Vorgänge – alles dort, wo du es brauchst. Dein Dashboard zeigt dir, was wichtig ist, und bringt dich direkt zurück in deine Arbeit. Mit individuell anpassbaren Widgets und octina an deiner Seite.
Neun Gehirne. Ein Zusammenspiel.
Neun technologische Kerne greifen ineinander. Sie verstehen Informationen, erkennen Zusammenhänge, steuern Prozesse und machen Wissen direkt nutzbar.
Versteht, was in Informationen steckt.
Analysiert Dokumente und E-Mails, erkennt Inhalte und extrahiert relevante Daten.
Erkennt, was zusammengehört.
Verbindet Informationen aus Dokumenten, E-Mails, Projekten und Systemen im richtigen Kontext.
Findet Bedeutung statt nur Begriffe.
Findet Informationen, Zusammenhänge und ähnliche Fälle über verschiedene Quellen hinweg.
Macht Erfahrung wieder nutzbar.
Erkennt entstandenes Wissen und bringt frühere Entscheidungen, Lösungen und Erfahrungen zurück in die aktuelle Arbeit.
Weiß, was als Nächstes passieren muss.
Steuert Abläufe mit Triggern, Bedingungen und KI-Schritten und bindet Menschen gezielt in Entscheidungen ein.
Macht aus Erkenntnis Handlung.
Führt Folgeaktionen automatisch aus – von Dokumenten und E-Mails bis zu Datenbankaktionen und angebundenen Systemen.
Verbindet mehr als Dokumente.
Verknüpft Daten mit Dokumenten, Kunden, Projekten und Vorgängen und macht sie systemübergreifend nutzbar.
Entscheidet, was die KI wissen darf.
Kontrolliert vor jeder KI-Aktion, welche Informationen für die konkrete Aufgabe verwendet werden dürfen.
Macht Arbeit nachvollziehbar.
Dokumentiert Versionen, Änderungen, Zugriffe und relevante Aktionen nachvollziehbar über Dokumente, Benutzer und Automatisierungen hinweg.
Deine Daten. Deine Regeln.
Auch bei KI.
Intelligente Software braucht klare Grenzen.
Du bestimmst, wer auf deine Daten zugreifen darf und welche Informationen die KI für eine konkrete Aufgabe verwenden kann. Berechtigungen, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sind fest in Octodox integriert.
Auch Octodox hat Grenzen.
Nicht jedes Problem lässt sich mit Software lösen und nicht alles Machbare sollte automatisiert werden. Wir zeigen ehrlich, wo Technologie an Grenzen stößt – und wo es mehr braucht als ein digitales Werkzeug.
Schlechte Prozesse werden digital nicht besser.
Wer ineffiziente Abläufe einfach digitalisiert, macht sie oft nur schneller falsch. Vor jeder Automatisierung steht das Verstehen: Warum entstehen Reibungsverluste und welche Schritte sind sinnvoll? Octodox verbindet Prozesse – ersetzt aber kein sauberes Prozessdesign.
Fehlende Informationen kann KI nicht ersetzen.
Octodox führt vorhandenes Wissen zusammen und macht Zusammenhänge nutzbar. Doch was nie dokumentiert oder schlicht fehlerhaft ist, kann auch ein Second Brain nicht herbeizaubern. Auch die beste KI braucht eine verlässliche Informationsbasis.
KI ersetzt keine menschliche Verantwortung.
octina bereitet Aufgaben vor, analysiert Dokumente und stößt Arbeitsabläufe an. Aber sie ersetzt weder Fachkompetenz noch Urteilskraft: Gerade bei geschäftskritischen Entscheidungen müssen Prüfungen, Freigaben und Verantwortung beim Menschen bleiben.
Octodox ersetzt nicht deine Kernsysteme.
Warenwirtschaft im ERP, Kundenbeziehungen im CRM, Spezialaufgaben in Branchensoftware: Octodox soll diese Systeme nicht verdrängen. Es schlägt die Brücke dazwischen – damit Informationen frei fließen, statt in Silos isoliert zu bleiben.
Gute Digitalisierung beginnt damit, das Richtige zu automatisieren.
Nicht am Whiteboard entstanden.
Sondern aus jahrelanger Praxis.
Octodox vereint Erfahrung aus Softwareentwicklung, Dokumentenmanagement und Unternehmenspraxis. Über Jahre gewachsenes Know-how darüber, wie Systeme, Informationen und Prozesse zusammenspielen – und was es braucht, damit daraus durchgängige Arbeit entsteht.
Nicht nur Software entwickelt. Systeme verbunden.
Über 15 Jahre Full-Stack-Entwicklung – komplexe Anwendungen, Softwarearchitekturen, Schnittstellen und systemübergreifende Integrationen. Die technische Basis hinter Octodox entsteht nicht aus Theorie, sondern aus jahrelanger Entwicklungspraxis.
Wir kennen das System, das wir weiterdenken.
Über ein Jahrzehnt DMS-Beratung und reale Kundenprojekte haben gezeigt, was klassische DMS leisten – und wo ihre Logik im Arbeitsalltag endet. Gleichzeitig hat die Praxis mit DMS-, ERP- und CRM-Systemen gezeigt, was passiert, wenn jedes System seinen Teil kennt, aber keines den ganzen Zusammenhang.
Von der Technik bis zur Unternehmensführung gedacht.
Elektrotechnikmeisterin für Informations- und Automatisierungstechnik und Technische Betriebswirtin treffen auf tiefes Software- und DMS-Know-how. So entsteht Octodox aus technischer, prozessualer und unternehmerischer Perspektive zugleich.
Patrick Ehrenreich
Co-FounderSoftwareentwicklung · Architektur · DMS
Rebecca Ströher
Co-FounderProduktentwicklung · Technik · Business